E-Procurement yaitu sebuah aplikasi untuk pelaksanaan pengadaan barang/jasa secara elektronik dengan memanfaatkan teknologi informasi yang berbasis internet. Pelelangan umum secara elektronik diselenggarakan oleh Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE).
Mengapa perusahaan melakukan proses procurement? Karena proses procurement adalah proses yang bertujuan untuk membantu sebuah perusahaan baik dalam hal kuantitas, kualitas, lokasi, waktu, dengan biaya yang paling murah.
Hal apa saja yang ingin dicapai dari pelaksanaan e-procurement? E-Procurement ini memiliki tujuan :
- Meningkatkan transparansi dan akuntabilitas.
- Meningkatkan akses pasar dan persaingan usaha.
- Meningkatkan tingkat efisiensi proses pengadaan.
- Mendukung proses monitoring dan audit.
- Memenuhi kebutuhan akses informasi terkini.
Untuk mencapai kesepakatan, ada tahapan-tahapan/proses yang harus dilalui antara owner dan peserta. Berikut tahapan dari e-procurement :
Tahap I: Disclosure
Pada tahap ini, pemerintah mempromosikan dan mensosialisasikan dimulainya pilot project e-procurement yang akan mempengaruhi pihak yang terlibat langsung dalam proses tender pemerintah, yaitu pemerintah sebagai pelaksana tender dan pengusaha sebagai peserta tender.
Tahap II: Registration and Distribution
Pemerintah mulai memperkenalkan aktivitas otomatisasi dengan menggunakan internet pada proses registrasi dan distribusi. Pemerintah mulai membangun komunikasi satu arah kepada pihak swasta untuk mengirimkan dan menyebarkan pengumuman dan dokumen-dokumen yang berkaitan dengan tender yang akan dilakukan. Pada tahap ini, situs e-procurement men-disclose (mengumumkan penawaran lelang proyek beserta spesifi-kasinya) melalui halaman website.
Tahap III: Electronic Bidding
Tahapan berikutnya adalah pendaftaran para peserta lelang secara elektronik. Pada tahapan ini, peserta lelang harus memenuhi berbagai persyaratan yang ditentukan, misalnya berkenaan dengan kelengkapan administratif, sertifikasi kemampuan pelaksanaan pekerjaan, dan sebagainya melalui media internet.
Tahap IV: Advanced Support Services
Pada tahapan terakhir ini terjadi proses penawaran secara elektronik atau online melalui internet dengan menghilangkan proses-proses manual dalam tender. Proses yang paling rumit dan canggih ini mampu menghindari tatap muka antara panitia dan peserta tender sehingga meminimalisasi Korupsi, Kolusi, dan Nepotisme (KKN).
Lalu apa saja manfaat dari e-procurement itu? E-Procurement ini berbagai manfaat, seperti :
- Sistem pengadaan pemerintah secara elektronik (e-procurement) bisa membuat pelaksanaan pengadaan barang atau jasa dapat berjalan secara transparan, adil dan menciptakan persaingan yang sehat.
- Masyarakat luas dapat dengan mudah memperoleh informasi tentang tender di wilayahnya.
- E-procurement merupakan solusi untuk mencegah dan meminimalisir adanya peluang terjadinya tindakan korupsi karena semua peserta pengadaan barang/jasa dapat saling mengawasi.
- Tercapainya mutu produk yang didapatkan sesuai spesifikasi.
- Mereduksi tenaga sumber daya manusia dan mengubah rutinitas pembelian.
- Prosesnya yang secara online akan membuat peningkatan kinerja dari organisasi.
- Menghemat biaya penyelenggaraan pengadaan barang/jasa dan mengoptimalkan waktu pelaksanaan.
- Dalam pelaksanaannya mudah untuk melakukan pertanggungjawaban keuangan.
Adapun orang-orang yang terlibat dalam pelaksanaan e-procurement ini, baik pihak owner, peserta, dan juga pengurus.
Pihak-Pihak dalam Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah:
- PA (Pengguna Anggaran)
PA adalah pejabat pemegang kewenangan penggunaan anggaran Kementerian Negara/Lembaga/Perangkat Daerah (Pasal 1 ayat 7). Pengertian PA ini sama dengan pengertian Pengguna Anggaran dalam Undang-Undang No. 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara (UU Pembendaharaan Negara)
- KPA (Kuasa Pengguna Anggaran)
KPA dalam Pepres No. 16/2018 terdiri atas dua jenis yakni KPA pada pelaksanaan APBN dan KPA pada pelaksanaan APBD. KPA pada pelaksanaan APBN merupakan pejabat yang memperoleh kuasa dari PA untuk melaksanakan sebagian kewenangan dan tanggung jawab penggunaan anggaran pada Kementerian Negara/Lembaga yang bersangkutan (Pasal 1 ayat 8). Sedangkan KPA pada pelaksanaan APBD merupakan pejabat yang diberi kuasa untuk melaksanakan sebagian tugas dan fungsi perangkat daerah (Pasal 1 ayat 9).
- PPK (Pejabat Pembuat Komitmen)
PPK merupakan pejabat yang diberi kewenangan oleh PA/KPA untuk mengambil keputusan dan/atau melakukan tindakan yang dapat mengakibatkan pengeluaran anggaran belanja negara/anggaran belanja daerah (Pasal 1 ayat 10).
- Pejabat Pengadaan
UKBJ merupakan unit kerja di Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah yang menjadi pusat keunggulan PBJ (Pasal 1 ayat 11). Unit ini merupakan gabungan dari fungsi Unit Layanan Pengadaan (ULP) serta Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE) yang disertai dengan fungsi pendukung lainnya (LKPP).
- Pokja Pemilihan (Kelompok Kerja Pemilihan)
Pokja Pemilihan merupakan sumber daya manusia yang ditetapkan oleh pimpinan UKPBJ untuk mengelola pemilihan penyedia (Pasal 1 ayat 12). Sebelumnya Pokja Pemilihan ini dikenal dengan nama Pokja ULP.
- Agen Pengadaan
Agen Pengadaan merupakan hal yang baru diatur oleh Perpres No. 16/2018. Dalam peraturan ini, Agen Pengadaan didefinisikan sebagai UKPBJ atau Pelaku Usaha yang melaksanakan sebagian atau seluruh pekerjaan PBJ yang diberi kepercayaan oleh Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah sebagai pihak pemberi pekerjaan (Pasal 1 ayat 16)
- PjPHP/PPHP (Pejabat Pemeriksa Hasil Pekerjaan/Panitia Pemeriksa Hasil Pekerjaan)
Dalam Perpres No.16/2018 ini, PjPHP diatur sebagai pejabat administrasi/pejabat fungsional/personel yang bertugas memeriksa administrasi hasil pekerjaan PBJ konstruksi/jasa lainnya dengan nilai paling banyak sebesar Rp200 juta dan Jasa Konsultansi yang bernilai maksimal Rp100 juta. Sedangkan PPHP adalah tim yang bertugas memeriksa administrasi hasil pekerjaan PBJ Konstruksi/Jasa lainnya dengan paling rendah Rp200 juta dan Jasa Konsultansi dengan nilai paling rendah sebesar Rp100 juta.
- Penyelenggara Swakelola
Penyelenggara Swakelola adalah Tim yang menyelenggarakan kegiatan secara Swakelola (Pasal 1 ayat 17). Adapun yang dimaksud dengan swakelola menurut Perpres No.16/2018 ialah cara memperoleh barang/jasa yang dikerjakan sendiri oleh Kementerian/Lembaga/Perangkat Daerah, Kementerian/Lembaga/Perangkat Daerah lain, organisasi kemasyarakatan, atau kelompok masyarakat.
- Penyedia (Penyedia Barang/Jasa Pemerintah)
Penyedia merupakan salah satu pihak yang mengalami perubahan definisi, dimana dalam Perpres No.16/2018 ini, Penyedia adalah Pelaku Usaha yang menyediakan barang/jasa berdasarkan kontrak (Pasal 1 ayat 28).