E-purchasing adalah tata cara pembelian barang/jasa oleh K/L/D/I terhadap barang/jasa yang sudah dimuat dalam sistem katalog elektronik (e-catalog). Sistem katalog elektronik memuat informasi teknis dan harga barang/jasa yang diselenggarakan dan ditetapkan oleh LKPP dengan cara kontrak payung dengan penyedia barang/jasa untuk barang/jasa tertentu.

Sesuai Peraturan LKPP (Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah) Nomor 9 Tahun 2021  tentang toko daring dan katalog elektronik menyebutkan bahwa kriteria barang/jasa e-catalog dibagi menjadi 2 (dua) jenis, yaitu:

1. Tipe barang/jasa umum, yaitu meliputi barang/jasa yang dibutuhkan oleh K/L, barang/jasa standar atau dapat distandarkan, dan kebutuhan barang/jasa yang bersifat berulang.
2. Tipe produk inovasi, yaitu produk yang ditetapkan oleh menteri/pimpinan lembaga yang membidangi urusan pemerintahan di bidang penelitian, pengembangan, pengkajian, dan penerapan serta invensi dan inovasi yang terintegrasi.

A. Pemesanan Barang/Jasa

Kriteria barang/jasa yang ada di e-catalog yaitu barang/jasa dibutuhkan oleh beberapa kementerian/ lembaga/ perangkat daerah, barang/jasa standar atau dapat distandarkan dan merupakan kebutuhan barang/jasa bersifat berulang.

LKPP menayangkan daftar, merek, jenis, spesifikasi teknis, harga dan jumlah ketersediaan pada Katalog Elektronik Nasional melalui aplikasi yang dikembangkan oleh LKPP pada https://e-katalog.lkpp.go.id. Berikut tahapan pemesanan barang/jasa yang dilakukan oleh PPK:

1. Berdasarkan rencana pelaksanaan pengadaan untuk pembelian barang melalui e-catalog yang ditetapkan Pejabat Pembuat Komitmen (PPK), maka PPK atau pejabat pengadaan melakukan login ke SPSE (Sistem Pengadaan Secara Elektronik) dan masuk ke link aplikasi e-procurement lainnya.
2. PPK/Pejabat Pengadaan kemudian membuat paket pembelian barang/jasa melalui aplikasi e-purchasing sesuai informasi spesifikasi teknis barang dan HPS (Harga Perkiraan Sendiri) yang diberikan PPK dan data barang yang terdapat pada e-catalog.
3. PPK/Pejabat Pengadaan kemudian mengirimkan permintaan pembelian barang/jasa kepada penyedia yang terdaftar pada e-catalog melalui aplikasi e-purchasing. Permintaan pembelian ini bisa diikuti dengan negosiasi harga atau tidak.
4. Penyedia barang/jasa akan melihat permintaan pembelian tersebut kemudian memberikan persetujuan atas permintaan pembelian barang/jasa tersebut selambat-lambatnya tiga hari kerja sejak tanggal pemesanan barang/jasa. Persetujuan pembelian barang/jasa dari pihak penyedia secara otomatis akan ternotifikasi pada paket pembelian.
5. PPK/Pejabat Pengadaan mengirimkan permintaan pembelian barang/jasa yang telah disetujui oleh penyedia melalui aplikasi e-purchasing.
6. PPK/Pejabat Pengadaan mengirimkan surat pesanan pembelian barang/jasa kepada penyedia  pada sistem e-catalog melalui aplikasi e-purchasing.

B. Perjanjian Pembelian Barang/Jasa

Pihak PPK dan penyedia melakukan persetujuan permintaan pembelian dan kemudian PPK mengunduh perjanjian pembelian. 

C. Pengiriman dan Penerimaan Barang atau Pelaksanaan Pekerjaan Bidang Jasa

1. Penyedia mengirimkan barang selambat-lambatnya lima hari kerja sejak tanggal transaksi untuk area Jabodetabek, sedangkan untuk area di luar Jabodetabek selambat-lambatnya dilakukan tujuh hari kerja sejak tanggal transaksi pada aplikasi e-purchasing.
2. Penyedia barang memberitahukan status pengiriman barang kepada PPK melalui aplikasi e-purchasing.
3. Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) menerima dan melakukan pemeriksaan barang yang dikirimkan penyedia barang sesuai surat pesanan selambat-lambatnya lima hari kerja sejak barang diterima oleh pembeli, kecuali ditentukan lain dalam surat perjanjian.
4. Jika ditemukan kerusakan dan/atau ketidaksesuaian spesifikasi barang, maka PPK menyampaikan pemberitahuan kerusakan dan atau ketidaksesuaian kepada PPK. Atas dasar pemberitahuan tersebut, PPK mengajukan permintaan penggantian dengan melampirkan berita acara hasil pemeriksaan barang kepada penyedia selambat-lambatnya tiga hari kerja sejak tanggal penerimaan barang. Penggantian barang juga dapat dilakukan setelah penandatanganan BAST (Berita Acara Serah Terima) apabila ditemukan bahwa barang tidak berfungsi atau tidak sesuai spesifikasi. Penggantian barang selambat-lambatnya empat belas hari kerja sejak tanggal BAST ditandatangani.
5. PPK membuat status penerimaan barang kepada penyedia barang melalui aplikasi e-purchasing.

D. Pembayaran

1. Pembayaran dilakukan setelah PPK menerima barang dimana barang tersebut sudah sesuai spesifikasi barang yang dipesan dan dibuktikan dengan penandatanganan BAST oleh PPK dan penyedia barang.
2. Penyedia menerbitkan kuitansi/bukti pembayaran atas pembelian barang atas nama dan ditujukan kepada PPK untuk dilakukan pembayaran atas tagihan pembelian barang tersebut. Kuitansi dipindai dan diunggah pada aplikasi e-purchasing.
3. PPK melakukan pembayaran selambat-lambatnya lima belas hari kerja setelah PPK menilai bahwa dokumen pembayaran sah dan lengkap.
4. PPK membuat status penerimaan barang melalui aplikasi e-purchasing. PPK menyampaikan surat setoran pajak selambat-lambatnya lima hari kerja sejak SP2S (Surat Pemberitahuan Pengenaan Sanksi) diterbitkan untuk pembayaran melalui LS (Lumpsum) dan selambat-lambatnya sepuluh hari kerja sejak dokumen pembayaran diterima oleh bendahara dan bendahara menilai bahwa dokumen lengkap dan sah untuk pembayaran melalui mekanisme UP (Uang Persediaan).
5. PPK memasukkan data pembayaran ke dalam aplikasi e-purchasing.

a. Pejabat Pengadaan (PP)

Pejabat pengadaan dapat melaksanaan e-purchasing jika total biaya pengadaan barang dan jasa senilai Rp200.000.000,00. Jadi, jika pagu anggaran pengadaan barang dan jasa senilai Rp200.000.000,00, PPK nantinya akan menyerahkan dokumen persiapan pengadaan kepada Pejabat Pengadaan.

b. Pejabat Pembuat Komitmen

PPK akan melaksanaan e-purchasing jika total pagu anggaran pengadaan barang dan jasa bernilai lebih dari Rp200.000.000,00. Namun, kewenangan PPK juga terbatas pada pengadaan barang dan jasa yang bernilai maksimal Rp100.000.000.000,00. Jika barang dan jasa yang diadakan bernilai lebih dari Rp100.000.000.000,00, PPK akan menyerahkan penetapannya kepada Kuasa Pengguna Anggaran (KPA).